Chuyển văn phòng là một trong các vấn đề gây đau đầu cho chủ doanh nghiệp. Nỗi lo lớn nhất là làm sao để duy trì các mối giao dịch, làm ăn hiện tại tại nơi làm việc cũ sau khi chuyển sang nơi mới. Ngoài việc duy trì trách nhiệm, sự uy tín thì mẫu thông báo chuyển văn phòng có sức ảnh hưởng lớn. Nó sẽ giúp khách hàng, đối tác của bạn biết được nơi giao dịch mới nhưng vẫn giữ được sự tín nhiệm của họ.
Sự quan trọng của mẫu thông báo chuyển văn phòng
Mẫu thông báo chuyển văn phòng là tờ thông cáo của văn phòng, doanh nghiệp đối với mọi khách hàng, đối tác có giao dịch với đơn vị. Khi dời văn phòng sẽ có rất nhiều việc cần giải quyết như: tìm địa điểm mới, cách đóng gói và sắp xếp các giấy tờ, máy móc quan trọng… Trong đó, chuẩn bị tờ thông báo chuyển văn phòng là vô cùng quan trọng bởi:
- Nó giúp các đối tác của khách hàng của mình biết được nơi làm việc mới.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm với nhân viên, khách hàng và bên thuê mặt bằng.
Tờ thông báo này thường phải chuẩn bị và đăng lên trước 1 tháng tính từ ngày dời về văn phòng mới. Qua đó, đảm bảo mọi giao dịch sẽ được giữ nguyên và duy trì sau khi thay đổi môi trường làm việc. Từ đó tạo bước tiến mới để phát triển vững mạnh hơn.
Xem thêm: Top công ty chuyển văn phòng uy tín nhất tp HCM
Những nội dung cần có trong mẫu thông báo chuyển văn phòng
Tùy theo từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có mẫu thông báo chuyển văn phòng khác nhau. Nhưng chung quy vẫn phải đảm bảo đủ các thông tin sau.
- Thông báo cụ thể về nơi làm việc mới như địa chỉ, tên văn phòng, logo hoặc quốc hiệu. Nếu có hình ảnh đi kèm thì càng tốt.
- Lý do chuyển văn phòng: Đó có thể là nhằm thuận lợi cho công việc, tăng cường sự tiện lợi cho khách hàng khi đến giao dịch, mở rộng không gian làm việc… Như vậy sẽ giữ được niềm tin của khách.
- Nêu cụ thể và chính xác địa chỉ cũ lẫn địa chỉ mới sẽ chuyển đến.
- Thời gian bắt đầu chuyển đi và bắt đầu làm việc tại nơi mới.
- Các thông tin khác của công ty có thể dùng để duy trì liên lạc. Bao gồm: số điện thoại, địa chỉ email công ty, website… Dù có thay đổi hay không thì vẫn phải liệt kê trên tờ thông báo.
- Gửi lời cảm ơn đến các khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác hay sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn.
Nội dung soạn thảo không nên quá dài dòng hay quá vắn tắt. Quan trọng là đủ để người đọc có thể hiểu được thông tin cần thiết để duy trì mối giao dịch. Sau cùng là đóng dấu, ký tên của người đứng đầu văn phòng. Điều này sẽ giúp mẫu thông báo có tính thực thi hơn.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách xem ngày chuyển phòng làm việc
Nơi đăng mẫu thông báo chuyển văn phòng
Sau khi đã soạn thảo và hoàn thiện xong mẫu thông báo chuyển văn phòng thì bạn cần phải dán chúng tại nơi mà mọi người đều dễ dàng nhìn thấy. Như:
- Trước cổng chính của văn phòng.
- Tại các quầy giao dịch.
- Đăng thông báo trên website của công ty
- Gửi email đến từng khách hàng
- Gửi kèm với các văn kiện, hợp đồng khi giao dịch.
- Gọi điện thoại thông báo với các hợp đồng thường xuyên và quan trọng.
- Đăng lên các trang mạng xã hội, như fanpage Facebook, Instagram, Zalo của văn phòng và toàn thể nhân viên.
Mẫu thông báo này càng có nhiều người biết đến thì hiệu suất làm việc tại văn phòng mới sẽ được duy trì ổn định như tại nơi cũ. Hơn nữa còn là động lực để làm việc tốt hơn.
Hy vọng qua các chia sẻ trong bài viết sẽ giúp các bạn biết thêm thông tin về mẫu thông báo chuyển văn phòng. Qua đó có sự chuẩn bị tốt hơn trước khi dời nơi làm việc về địa chỉ khác. Nếu cần thêm sự hỗ trợ về vận chuyển, chuyển văn phòng trọn gói thì hãy đến với Saigon Movi. Đây hiện là dịch vụ được nhiều khách hàng tại TPHCM và các tỉnh thành lân cận tin cậy.